Если подотчетник расплатился из своего кармана
ВОПРОС:
Водитель организации, находясь в рейсе, в связи с поломкой автомобиля купил запчасть и самостоятельно заменил вышедшую из строя деталь. Организация компенсирует водителю его расходы. Могут ли у налогового органа возникнуть претензии к расходам организации, признанию вычета НДС по запчасти?
ОТВЕТ:
Встречаются ситуации, когда налоговики трактуют операцию, представленную в вопросе, как перепродажу водителем своей организации запчастей, приобретенных для личных целей. Кстати, они не прочь начислить НДФЛ с такого «дохода» работника.
С этим можно и нужно поспорить, вооружившись следующими аргументами.
Порядком ведения кассовых операций(*1) не установлены правила определения конкретных сумм, выдаваемых подотчетным лицам для осуществления целевых расходов - приобретения имущества для организации по поручению и (или) с одобрения руководителя. Такой порядок, включающий перечень работников - подотчетных лиц, желательно установить приказом по организации.
Для «подстраховки» в ситуациях, когда выданных под отчет денежных средств работнику не хватает и он вынужден приобретать то-
ПРИМЕЧАНИЕ(*1) Утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.
вары для организации за свой счет с последующим возмещением ему таких расходов, в данном приказе целесообразно прописать порядок действий работника и администрации организации в указанных случаях. При этом должны соблюдаться общие правила документального подтверждения расходов.
Предъявив инспекции такой приказ, далее в споре с ней можно упирать на то, что подобные ситуации в принципе допускаются руководящими документами по бухгалтерскому учету.
Например, в унифицированной форме авансового отчета АО-1(*2) предусмотрены такие реквизиты, как: «перерасход (руб., коп.)»;
- «перерасход в сумме (руб., коп.) выдан по кассовому ордеру №_от » «_20_г.».
Еще есть действующая Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства(*3). Согласно указаниям по заполнению журнала-ордера №7 отражение в учете перерасхода по выданным под отчет средствам на основе утвержденного авансового отчета, а также соответствующего возмещения предусматривает использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Таким образом, порядок отражения в бухгалтерском учете расходов, произведенных подотчетным лицом от имени и по поручению предприятия, не зависит от наличия у предприятия кредиторской задолженности по расчетам с подотчетным лицом. То есть в данном случае в отношении своей организации работник действует не как самостоятельный продавец запчастей, приобретенных им для себя, а именно как подотчетное лицо этой организации.
Если водитель действовал по доверенности предприятия на приобретение запчастей для автомобиля, то в оправдательных документах (счете, накладной) этот факт должен быть отражен. Продавец запчастей обязан выдать ему счет-фактуру на покупателя - организацию. В этом случае признание расходов без НДС и вычет НДС на основании документов, приложенных к авансовому отчету АО-1, являются правомерными, даже если в чеке ККТ на оплату запчастей НДС не выделен (Постановление ФАС ЦО от 08.09.2005 №А48-609/05-8).
